前台接待流程及注意事项3篇(公司前台接待流程及注意事项)

时间:2022-12-29 15:53:20 综合范文

  下面是范文网小编收集的前台接待流程及注意事项3篇(公司前台接待流程及注意事项),供大家品鉴。

前台接待流程及注意事项3篇(公司前台接待流程及注意事项)

前台接待流程及注意事项1

  2014年第1版

  前台接待流程及注意事项

  一、日常接待工作规范

(一)预约客人来访

  1、迎接礼仪

①看到有客人进入,应立即招呼来访客人:应该认识到大部分来访客人对公司来说都是重要的,要表示出热情友好和愿意提供服务的态度。即使是在打电话也要对来客点头示意,但不一定要起立迎接,也不必与来客握手。

②主动热情问候客人:打招呼时,应轻轻点头并面带微笑。如果是已经认识的客人,称呼要显得比较亲切。

③陌生客人的接待:陌生客人光临时,应主动招呼并询问其姓名及公司或单位名称。通常可问:”您好,请问您是哪家公司?请问您找我们公司哪位员工呢?

  2、接待礼仪

  接待客人要注意以下几点:

①客人要找的员工不在公司时,要明确告诉对方该员工到何处去了,以及何时回本单位,必要时可打电话询问该员工何时回公司。如果确认员工无法短时间回来,请客人留下电话、地址,明确是由客人再次来单位,还是我方到对方单位去。

②客人到来时,我方负责人由于种种原因不能马上接见,要向客人说明等待理由与等待时间,若客人愿意等待,就安排客人在接待区,同时向客人提供茶水、报纸或杂志。(不能让客人在公司内部随意走动,特别是办公区域。)

③接待人员带领客人到达目的地,应该有正确的引导方法和引导姿势。

  2014年第1版

  在走廊的引导方法。接待人员在客人二三步之前,配合步调,让客人走在内侧。

  在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时,应该让客人走在前面,接待人员走在后面,若是下楼时,应该由接待人员走在前面,客人在后面,上下楼梯时,接待人员应该注意客人的安全。

  接待室的引导方法。当客人走入接待室,接待人员用手指示,请客人坐下,看到客人坐下后,才能行点头礼后离开。如客人错坐下座,应请客人改坐上座(一般靠近门的一方为下座)。

④客人入座后,需数好来人数,并询问客人是喝茶还是喝水,立即准备茶水奉上,或会客时间较长,中途每隔二十分钟需加水一次。

(二)不速之客的接待

  有客人未预约来访时,不要直接回答要找的人在或不在。而要告诉对方:“让我看看他是否在。”同时婉转地询问对方来意:“请问您找他有什么事?”如果对方没有通报姓名则必须问明,尽量从客人的回答中,充分判断能否让他与同事见面。如果客人要找的人是公司的领导,就更应该谨慎处理。

(三)电话礼仪

  1、电话接听技巧

①目的

  当我们接听电话时应该热情,因为我们代表着公司的形象。②左手持听筒、右手拿笔

  大多数人习惯用右手拿起电话听筒,但是,在与客户进行电话沟通过程中往往需要做必要的文字记录。应提倡用左手拿听筒,右手写字或操纵电脑,这样就可以轻松自如的达到与客户沟通的目的。

  2014年第1版

③电话铃声响过三声之内接起电话。④注意声音和表情

  说话须清晰,正对着话筒,发音准确。不能大吼也不能喃喃细语,并尽量用热情和友好的语气,语速平缓。使用礼貌用语“您好,佳度商贸” “请问有什么可以帮忙的吗?”“谢谢您”,“不用谢”“再见”。

⑤复诵来电要点

  电话接听完毕之前,不要忘记复诵一遍来电的要点,防止记录错误或者偏差而带来的误会,使整个工作的效率更高。例如,应该对会面时间、地点、联系电话、区域号码等各方面的信息进行核查校对,尽可能地避免错误。

⑥最后道谢

  最后的道谢也是基本的礼仪。⑦让客户先收线

  在电话即将结束时,应该礼貌地请客户先收线,这时整个电话才算圆满结束。

⑧当你正在通电话,又碰上客人来访时,原则上应先招待来访客人,此时应尽快和通话对方致歉,得到许可后挂断电话。不过,电话内容很重要而不能马上挂断时,应告知来访的客人稍等,然后继续通话。

(四)注意事项

  1、离座和外出

  前台接待人员工作的特殊性决定了其离座不应该太久,一般不能超过10分钟。如果是因为特殊原因需要外出时,应该先找妥代办人,并交待清楚接听电话的方法等。

  2、闲谈与交谈

  2014年第1版

  应该区分闲谈与交谈。前台人员应该尽量避免长时间的私人电话占线。更不应该出现在前台与其他同事闲谈的场面。

前台接待流程及注意事项2

  前台接待流程及职责规范

  一、日常接待工作规范

①迎接礼仪

  应立即招呼来访客人:

  应该认识到大部分来访客人对公司来说都是重要的,要表示出热情友好和愿意提供服务的态度。如果你正在打字应立即停止,即使是在打电话也要对来客点头示意。

  主动热情问候客人:

  打招呼时,应轻轻点头并面带微笑。如果是已经认识的客人,称呼要显得比较亲切。陌生客人的接待:

  陌生客人光临时,务必问清大致来意,并做好来访记录。

②接待礼仪

  接待客人要注意以下几点:

(一)客人到来时,负责人不在或由于其他原因不能马上接见时,要及时向客人说明等待理由与等待时间,若客人愿意等待,应该向客人提供茶水等。(不能让客人在公司内部随意走动,特别是办公区域,告知客人在接待区等待。)

(二)接待人员带领客人到达目的地,应该有正确的引导方法和引导姿势。

(三)诚心诚意的奉茶.(四)不速之客的接待

  有客人未预约来访时,不要直接回答要找的人在或不在。而要告诉对方:“让我看看他是否在。”同时婉转地询问对方来意:“请问您找他有什么事?”如果对方没有通报姓名或说明来意则必须问明,尽量从客人的回答中,充分判断能否让他与同事见面。如果客人要找的人是公司的领导,就更应该谨慎处理。

③电话礼仪

  1、电话接听技巧:

①目的当我们接听电话时应该热情,因为我们代表着公司的形象,例:你好,清北学堂!②左手持听筒、右手拿笔:

  大多数人习惯用右手拿起电话听筒,但是,在与客户进行电话沟通过程中往往需要做必要的文字记录。应提倡用左手拿听筒,右手写字或操纵电脑,这样就可以轻松自如的达到与客户沟通的目的。

④注意声音和表情

  你说话必须清晰,正对着话筒,发音准确,声音自然、流畅和动听。通电话时,你不能大吼也不能喃喃细语,而应该用你正常的声音并尽量用热情和友好的语气。你还应该调整好你的表情。你的微笑可以通过电话传递,保持笑脸也能够使来电者感受到你的愉悦。使用礼貌用语如“谢谢您”,“请问有什么可以帮忙的吗?”“不用谢。”

⑤复诵来电要点

  电话接听完毕之前,不要忘记复诵一遍来电的要点,防止记录错误或者偏差而带来的误会,使整个工作的效率更高。

⑥最后道谢

  最后的道谢也是基本的礼仪。来者是客,以客为尊,千万不要因为电话客户不直接面对而认为可以不用搭理他们。实际上,客户是公司的衣食父母,公司的成长和盈利的增加都与客户的来往密切相关。因此,公司员工对客户应该心存感激,向他们道谢和祝福。

⑦让客户先收线

  不管是制造行业,还是服务行业,在打电话和接电话过程中都应该牢记让客户先收线。因为一旦先挂上电话,对方一定会听到“喀嗒”的声音,这会让客户感到很不舒服。因此,在电话即将结束时,应该礼貌地请客户先收线,这时整个电话才算圆满结束。

⑧当你正在通电话,又碰上客人来访时,原则上应先招待来访客人,此时应尽快和通话对方致歉,得到许可后挂断电话。不过,电话内容很重要而不能马上挂断时,应告知来访的客人稍等,然后继续通话。

  1、离座和外出

  前台接待人员工作的特殊性决定了其离座不应该太久,如果是因为特殊原因需要外出时,应该先找妥代办人,并交待清楚接听电话的方法等。

  2、闲谈与交谈

  应该区分闲谈与交谈。前台人员应该尽量避免长时间的私人电话占线,更不应该出现在前台与其他同事闲谈的场面;

●积极开朗的性格 ●拥有忍耐力包容力●●●平和的心态

前台接待流程及注意事项3

  前台接待流程及注意事项

  一、日常接待工作规范

①迎接礼仪

  应立即招呼来访客人:应该认识到大部分来访客人对公司来说都是重要的,要表示出热情友好和愿意提供服务的态度。如果你正在打字应立即停止,即使是在打电话也要对来客点头示意,但不一定要起立迎接,也不必与来客握手。主动热情问候客人:打招呼时,应轻轻点头并面带微笑。如果是已经认识的客人,称呼要显得比较亲切。

  陌生客人的接待:陌生客人光临时,务必问清其姓名及公司或单位名称。通常可问:请问贵姓?请问您是哪家公司?

②接待礼仪

  接待客人要注意以下几点。

(一)客人要找的负责人不在时,要明确告诉对方负责人到何处去了,以及何时回本单位。请客人留下电话、地址,明确是由客人再次来单位,还是我方负责人到对方单位去。

(二)客人到来时,我方负责人由于种种原因不能马上接见,要向客人说明等待理由与等待时间,若客人愿意等待,应该向客人提供饮料、杂志。(不能让客人在公司内部随意走动,特别是办公区域,告知客人在接待区等待。)

(三)接待人员带领客人到达目的地,应该有正确的引导方法和引导姿势。在走廊的引导方法。接待人员在客人二三步之前,配合步调,让客人走在内侧。在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时,应该让客人走在前面,接待人员走在后面,若是下楼时,应该由接待人员走在前面,客人在后面,上下楼梯时,接待人员应该注意客人的安全。接待室的引导方法。当客人走入接待室,接待人员用手指示,请客人坐下,看到客人坐下后,才能行点头礼后离开。如客人错坐下座,应请客人改坐上座(一般靠近门的一方为下座)。

(四)诚心诚意的奉茶。

  2、不速之客的接待

  有客人未预约来访时,不要直接回答要找的人在或不在。而要告诉对方:“让我看看他是否在。”同时婉转地询问对方来意:“请问您找他有什么事?”如果对方没 有通报姓名则必须问明,尽量从客人的回答中,充分判断能否让他与同事见面。如果客人要找的人是公司的领导,就更应该谨慎处理。

  三、电话礼仪

  1、电话接听技巧

①目的当我们接听电话时应该热情,因为我们代表着公司的形象。②左手持听筒、右手拿笔

  大多数人习惯用右手拿起电话听筒,但是,在与客户进行电话沟通过程中往往需要做必要的文字记录。在写字的时候一般会将话筒夹在肩膀上面,这样,电话很容易夹不住而掉下来发出刺耳的声音,从而给客户带来不适。

  为了消除这种不良现象,应提倡用左手拿听筒,右手写字或操纵电脑,这样就可以轻松自如的达到与客户沟通的目的。

③电话铃声响过三声之内接起电话

④注意声音和表情

  你说话必须清晰,正对着话筒,发音准确。通电话时,你不能大吼也不能喃喃细语,而应该用你正常的声音——并尽量用热情和友好的语气。

  你还应该调整好你的表情。你的微笑可以通过电话传递。使用礼貌用语如“谢谢您”,“请问有什么可以帮忙的吗?”“不用谢。”

⑤保持正确姿势

  接听电话过程中应该始终保持正确的姿势。一般情况下,当人的身体稍微下沉,丹田受到压迫时容易导致丹田的声音无法发出;大部分人讲话所使用的是胸腔,这样 容易口干舌燥,如果运用丹田的声音,不但可以使声音具有磁性,而且不会伤害喉咙。因此,保持端坐的姿势,尤其不要趴在桌面边缘,这样可以使声音自然、流畅 和动听。此外,保持笑脸也能够使来电者感受到你的愉悦。⑥复诵来电要点

  电话接听完毕之前,不要忘记复诵一遍来电的要点,防止记录错误或者偏差而带来的误会,使整个工作的效率更高。例如,应该对会面时间、地点、联系电话、区域号码等各方面的信息进行核查校对,尽可能地避免错误。

⑦最后道谢

  最后的道谢也是基本的礼仪。来者是客,以客为尊,千万不要因为电话客户不直接面对而认为可以不用搭理他们。实际上,客户是公司的衣食父母,公司的成长和盈利的增加都与客户的来往密切相关。因此,公司员工对客户应该心存感激,向他们道谢和祝福。

⑧让客户先收线

  不管是制造行业,还是服务行业,在打电话和接电话过程中都应该牢记让客户先收线。因为一旦先挂上电话,对方一定会听到“喀嗒”的声音,这会让客户感到很不舒服。因此,在电话即将结束时,应该礼貌地请客户先收线,这时整个电话才算圆满结束。

⑨当你正在通电话,又碰上客人来访时,原则上应先招待来访客人,此时应尽快和通话对方致歉,得到许可后挂断电话。不过,电话内容很重要而不能马上挂断时,应告知来访的客人稍等,然后继续通话。

  1、离座和外出

  前台接待人员工作的特殊性决定了其离座不应该太久,一般不能超过10分钟。如果是因为特殊原因需要外出时,应该先找妥代办人,并交待清楚接听电话的方法等。

  2、闲谈与交谈

  应该区分闲谈与交谈。前台人员应该尽量避免长时间的私人电话占线。更不应该出现在前台与其他同事闲谈的场面

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